Seite 5 von Arnel Aktuell 2006 von Arnel Informatik AG

ARNEL AKTUELL I-2006 MFP-Geräte als erster Schritt zum Document Management Dokumentenmanagement Erinnern Sie sich noch an das papierlose Büro ? Als der Digitalisierungstrend richtig Fuss fasste, prophezeite man das baldige Aus des Mediums Papier. Das war in den 80er Jahren. Heute, zwanzig Jahre später, freuen sich die Druckerhersteller über den reissenden Absatz ihrer Geräte. Der jährliche Papierverbrauch steigt stetig. Das Papier wird nach wie vor ein wichtiges Medium in der Kommunikation bleiben, auch wenn die Digitalisierung ständig voranschreitet. Deshalb sollte jede Diskussion zum Thema Document Management , Content Management oder Knowledge Management mit Papier anfangen. Noch immer sind physische (d.h. auf Papier bedruckte) Dokumente die prinzipiellen Informationsträger innerhalb von Firmen. Auch Internet oder E-Mails, Sinnbegriffe der virtuellen Welt, weicht dem Papier, wenn es darum geht, etwas ernsthaft zu lesen. Dass der Inhalt gerne auf Papier gedruckt wird ist verständlich denn es ist flexibel, mobil und es hat eine unschlagbare Auflösung für müde Augen . Wenn das Papierdokument aber nicht nur zum Lesen verwendet wird, sondern zum Hauptdokument mutiert, werden digitale Ablagen unterwandert und nicht selten werden diese Papier dokumente wieder manuell abgeschrieben, da die Datei gelöscht wurde. MFP als digitale Brücke Papierdokumente stellen heute für alle Firmen einen lästigen Medienbruch dar. Der Aufwand, alle Dokumente, auch ältere, in eine digital vernünftige Form zu bringen, scheint oft nicht im Verhältnis zum Ertrag zu stehen. Viele scheuen den Aufwand, auch neue Dokumente zu digitalisieren und entsprechend zu archivieren. Dem muss nicht so sein. Eine kostengünstige und bisher verkannte Lösung können die vielen eingesetzten Multifunktionsgeräte sein. MFP-Geräte, die sowohl drucken wie kopieren, faxen und scannen können, werden von verschiedenen Herstellern seit über einem Jahrzehnt angeboten. Dennoch wird ihre Leistungsfähigkeit kaum voll ausgenutzt. Häufig werden sie nur als Kopierer eingesetzt, die nebenbei auch als Drucker benutzt werden. Das Vorurteil, ein Implementieren der Scanner in das Netzwerk sei nur mit hohem Aufwand zu bewerkstelligen, lässt viele IT-Administratoren davon absehen. Aber es ist gerade die Scanfunktionalität des MFP, welche die Schnittstelle zwischen Papierdokumenten und einem elektronischen Workflow erst ermöglicht. Der moderne MFP ist prädestiniert, eine digitale Brücke zu schlagen, um die reibungslose Integration der Papierwelt in vorhandenen elektronischen Geschäftsprozessen zu schaffen. Der Scanner erreicht mit Zusatzfunktionen wie automatischem Vorlageneinzug oder selbstständiger Formaterkennung eine hohe Produktivität. Fazit Den Medienbruch zwischen papierbasierender und digitaler Kommunikation wird es voraussichtlich noch lange geben. Das muss aber nicht bedeuten, dass eine nahtlose Schnittstelle für beide Medien nicht geschaffen werden kann. Multifunktionsgeräte können mit geringem Aufwand in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden. ARNEL INFORMATIK AG seebacherstrasse 4 8052 zürich telefon 044 307 11 70 fax 044 307 11 80 www.arnel.ch e-mail: info@arnel.ch Gründe für den Kauf eines MFP Heute Zeit Zusammenführung von Geräten Kopierer werden digital Komplexität der Funktion Scan to E-Mail Funktion Volle Integration in Geschäftsprozesse Vorteile von Multifunktionsgeräten: K ombinierte Funktionalität in einem Gerät Platzeinsparung K ostenreduktion Reduktion der technischen Wartungsbesuche K onsolidierung des Zubehörs Spezialfunktionen zu individueller Programmierung N ahtlose Schnittstelle zwischen Papier und digitalem Format

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